L’autorisation de déplacement s’intègre dans le processus de saisie d’un évènement dans l’agenda.

Ne pas chercher de bouton ni de page dédiée. Un simple paramètre, dans l’espace Admin active ou non le processus. Celui ci est donc réversible à tout moment en cas de souci.

Préalable : choix du mode de saisie des déplacements extérieurs

Deux possibilités vous sont offertes :

1-Les saisies séparées du temps de déplacement et du temps de rendez-vous soit deux tâches à saisir

• Tâche Déplacement (de type « Entretien > Entreprise ») pour pouvoir y saisir la destination
• Tâche classique pour matérialiser le temps consacré à ce partenaire

2-L’amalgame du temps de déplacement dans le temps de rendez vous.

• Tâche Rendez vous Entreprise ou autre dénomination de votre choix (de type Entretien > Entreprise)

Dans les deux cas, le calcul de la note de frais ne s’intéressera qu’aux kilomètres, pas au temps.

Le temps sera ventilé en fonction de vos choix Axes > Tâches > Sous-tâches associés aux tâches et sous-tâches concernées.

Détail de la saisie de l’évènement dans l’agenda :

• Si la tâche Déplacement est assortie de sous tâches, le choix de celle ci détermine l’emploi de la plage de temps dans le budget concerné. La saisie d’un commentaire ne concerne que l’agenda, pas la demande d’autorisation.

• Saisie de l’entité visitée. La saisie dans la liste « Motivation du rendez vous » qualifie le rendez vous par actions. La saisie d’un commentaire alimente la demande d’autorisation soumise à la décision de la hiérarchie.

Une fois le choix fait et le salarié informé, la saisie peut commencer.

1– Le salarié ajoute la plage de temps où il pourra saisir un nom d’entreprise :

Exemple :

Déplacement si choix 1

Rendez vous si choix 2

La plage s’affiche sur l’agenda.

2– Le salarié saisit l’entité concernée (Onglet Rendez vous de l’agenda).
En mode « autorisation préalable » un message lui explique la suite des opérations :

Un déplacement est soumis à autorisation préalable.
Vous allez formuler une demande de déplacement qui n’apparaitra
dans votre agenda qu’une fois validée.

Une fois la demande complétée et envoyée, la tâche est affectée d’un commentaire « Demande d’autorisation en cours ».

3- La hiérarchie désignée reçoit la demande, comme pour les congés.

A ce stade, on peut :

Accepter : La mention « Autorisation en cours » est supprimée de la tâche, le nom de l’entité partenaire est ajouté dans l’agenda, le salarié est informé et le calcul de la note de frais prendra en compte cette nouvelle destination. Le journal est alimenté avec la décision.

Refuser : La mention « Autorisation en cours » est supprimée de la tâche. Le salarié est informé. Le journal est alimenté avec la décision.

4- L’admin dispose d’un journal des évènements avec les décisions associées.