Le module « Prise de Rendez vous par le Jeune » permet à celui ci de choisir une date et heure pré-définie par son conseiller pour le rencontrer.

Paramétrage Planiweb

Création d’une tâche dédiée
Le module fonctionne par défaut avec les tâches comprenant le mot-clé « plage » et ayant l’attribut « Entretien » que l’admin devra ajouter dans la liste des tâches et dans les profils personnels des conseillers concernés.
Exemple : Plage de rendez-vous en ligne, Plage d’entretien, etc…
Voir à l’onglet Profils > Gestion des tâches > Ajouter
Puis à l’onglet Profils > Affectation d’une nouvelle tâche à un groupe de profils personnels

Le conseiller devra positionner ces plages de temps dans son agenda afin qu’elles soient visibles par le Jeune.

Si le conseiller reçoit sur plusieurs sites, il suffit de créer, sur le profil du conseiller autant de tâches « Plage » assortie du lieu. Exemple ; Plage Arras, Plage Achicourt, etc…). Le nom du lieu apparaitra à côté de la mention date/heure du rendez vous permettant ainsi au Jeune de choisir la bonne localisation.

Durée du rendez-vous
Par défaut, la durée d’un rendez-vous est de 45mn. Cette durée par défaut peut être modifiée grâce au paramètre:
DureeDefautRvJeune;3;
à l’Onglet Comptes > Editeur de paramètres > paramètres du site.
Le chiffre 3 représente le nombre de tranches de 15mn.

La nature et la durée d’un rendez-vous peut aussi être personnalisée pour chaque Jeunes via le menu jeunes de l’agenda avec l’option : Ouvrir des plages de rendez vous à un jeune. Si cette option n’est pas renseignée, les valeurs par défaut s’appliquent.

Association du jeune avec un conseiller
Chaque Jeune est associé à un conseiller. Le Jeune ne pourra donc prendre rendez-vous qu’avec celui-ci. Si on souhaite associer d’autres conseillers à ce jeune, il suffit de désigner le(s) nouveau(x) conseiller(s) via le bouton Jeunes de l’agenda et l’option : Ouvrir l’agenda d’un nouveau conseiller à un jeune.
Le nouveau conseiller devra naturellement proposer des « Plages d’entretien » sur son agenda pour que le jeune les voit.
Pour être éligible comme « conseiller supplémentaire » l’option « Public » de la fiche collaborateur à l’onglet Comptes doit être positionnée à « O » (Oui).

L’objet du rendez-vous
Lors de la prise de rendez vous, une action doit être indiquée pour alimenter l’état des rendez vous par actions.
Ces actions peuvent être dissociées des actions des rendez-vous pris par les conseillers et personnalisées via l’Onglet Comptes > Editeur de paramètre > Actions Rv Jeunes

A noter également que, pour prendre un rendez vous en ligne, le jeune doit obligatoirement indiquer l’objet (liste déroulante) et un motif (texte libre).

Envoi des codes d’accès au jeune
L’envoi des codes d’accès au jeune peut se faire de deux manières :
1- Via le bouton jeunes de l’agenda et l’option « Envoyer les codes au jeune ». Un message pré-établi est composé et il suffit de valider l’envoi.
L’Url du portail jeunes mentionnée est liée au paramètre UrlEspaceJeune à
l’onglet Comptes > Editeur de paramètres > Paramètres du site.
Le mot de passe est extrait de l’index de la fiche Jeune dans la base Planiweb.
2- Via le renvoi de code oublié à partir du portail Jeunes avec l’option « Si vous avec perdu ces informations cliquez ici ». Le Jeunes indique son adresse email et reçoit son code.
Cette dernière méthode permet, à partir d’une simple information donnée à tous, d’éviter d’envoyer les codes un par un.

Circuit de l’information lors de la prise de rendez-vous
Dès qu’un jeune prend ou annule un rendez vous en ligne, il reçoit une confirmation par mail.
Le conseiller reçoit également un avis par mail dans les deux cas.
Le jeune ne peut prendre qu’un seul rendez vous à la fois. pour prendre le suivant, le précédent doit être honoré ou annulé.
Le jeune peut voir, sur son espace personnel, l’historique de tous ses rendez vous.

Notion d’ergonomie
Sur téléphone portable, un affichage en mode « Paysage » c’est à dire avec l’appareil tenu horizontalement facilite la lisibilité. Les jeunes y sont, en principe, habitués puisque la plupart des jeux vidéos fonctionnent ainsi.
Une option est possible pour ne pas afficher la page d’aide (Vous êtes déjà inscrit à la mission locale…etc…) dans un Cms WordPress, dégageant ainsi plus d’espace pour l’étape de connexion dans une Iframe. Pour cela, récupérez l’url correspondant au lien « Si vous avez perdu ces informations » et utilisez là à la place de l’url que Planiweb vous a fournie. Vous éviterez ainsi l’affichage de la partie droite de la frame de connexion.