Mode opératoire utilisateur
Le module « Prise de Rendez vous par le Jeune » permet à celui ci de choisir une date et heure pré-définie par son conseiller pour le rencontrer.
Paramétrage Planiweb
Utilisation d’une tâche dédiée
Le module fonctionne par défaut avec les tâches comprenant le mot-clé « plage » et ayant l’attribut « Entretien » que votre administrateur aura ajouté dans la liste des tâches de votre profils personnels.
Exemple : Plage de rendez-vous en ligne
Le conseiller devra positionner ces plages de temps dans son agenda afin qu’elles soient visibles par le Jeune.
Durée du rendez-vous
Par défaut, la durée d’un rendez-vous est de 45mn. Cette durée par défaut peut être modifiée par l’administrateur.
La nature et la durée d’un rendez-vous peut aussi être personnalisée par l’utilisateur pour chaque Jeunes via le menu jeunes de l’agenda avec l’option : Ouvrir des plages de rendez vous à un jeune. Si cette option n’est pas renseignée, les valeurs par défaut s’appliquent.
Association du jeune avec un conseiller
Chaque Jeune est associé à un conseiller. Le Jeune ne pourra donc prendre rendez-vous qu’avec celui-ci. Si on souhaite associer d’autres conseillers à ce jeune, il suffit de désigner le(s) nouveau(x) conseiller(s) via le bouton Jeunes de l’agenda et l’option : Ouvrir l’agenda d’un nouveau conseiller à un jeune.
Le nouveau conseiller devra naturellement proposer des « Plages d’entretien » sur son agenda pour que le jeune les voit.
L’objet du rendez-vous
Lors de la prise de rendez vous, une action doit être indiquée pour alimenter l’état statistiques.
A noter également que, pour prendre un rendez vous en ligne, le jeune doit obligatoirement indiquer l’objet (liste déroulante) et un motif (texte libre).
Envoi des codes d’accès au jeune
L’envoi des codes d’accès au jeune peut se faire de deux manières :
1- Via le bouton jeunes de l’agenda et l’option « Envoyer les codes au jeune ». Un message pré-établi est composé et il suffit de valider l’envoi.
2- Via le renvoi de code oublié à partir du portail Jeunes avec l’option « Si vous avec perdu ces informations cliquez ici ». Le Jeunes indique son adresse email et reçoit son code.
Cette dernière méthode permet, à partir d’une simple information donnée à tous, d’éviter d’envoyer les codes un par un.
Circuit de l’information lors de la prise de rendez-vous
Dès qu’un jeune prend ou annule un rendez vous en ligne, il reçoit une confirmation par mail.
Le conseiller reçoit également un avis par mail dans les deux cas.
Le jeune ne peut prendre qu’un seul rendez vous à la fois. pour prendre le suivant, le précédent doit être honoré ou annulé.
Le jeune peut voir, sur son espace personnel, l’historique de tous ses rendez vous