Le module Ateliers a pour but de suivre les rendez vous collectifs plus finement que dans une plage de temps d’agenda, tout en restant liés à celle-ci.

Création d’un Atelier (ou Information Collective, Infocoll)

Scénario 1
Placer dans l’agenda, à l’aide de la fonction Réunion, la plage de temps pour le conseiller et la salle.
Réunion > Choix du temps, du référent et de la salle
puis choisir le bon évènement et cocher « C’est un atelier »
L’atelier (du bouton Ateliers) sera créé avec les informations connues, il suffira de le compléter en mode modification.

Scénario 2
Créer l’atelier : Bouton Ateliers > Nouveau (par le titulaire ou l’admin)
Choisir « Enregistrement dans l’agenda de l’animateur » avec le bon item.

Scénario 2bis
Lors de l’enregistrement dans l’agenda, si le créneau est déjà occupé par une plage d’entretien collectif, il est possible d’associer l’atelier et la plage de temps (Bouton : Je Valide)

Fichier PDF associé

Le fichier Pdf peut être ajouté à tout moment, lors de la création ou en mode modification.

Inscription de participants

Scénario 1
A partir du bouton Atelier, le tableau de bord du conseiller s’affiche > Ateliers à venir
Inscrire > Choix du nom > Enregistrer

Scénario 2
A partir de l’agenda
Choix du Nom
Cocher la case : Inscrire à l’infocoll
Enregistrer

Impression de la feuille d’émargement
– Cliquer sur le nombre de place dans le tableau de bord
– Ajuster les participants, le cas échéant
– Générer la feuille d’émargement
Celle ci est au format Pdf pour pouvoir être imprimée ou transmise.

Suivi
A partir du bouton Atelier, le tableau de bord du conseiller s’affiche :
– Sélection selon critères
– Suivi
– Saisie

Colonne nb de places
En mode « à venir », il indique les inscrits/les places proposées
Dans tous les autres modes, il indique les présents/les places proposées

Restitution

1-Etat de synthèse
Le bouton Imprimer restitue un état de la sélection
La colonne nb de places indique les présents/les places proposées

2-Bouton Recherche RDV
Tous les rendez vous, y compris les ateliers d’un jeune.

3- Espace Admin > Stats > Etat de la répartion des rendez vous par actions

Sélection

Le panel de sélection « Afficher les Ateliers » permet de filtrer l’affichage du tableau de bord composé de la liste des ateliers grâce au bouton Rechercher. Le titre en tête de la liste reprend les critères choisis (y compris en mode Imprimer)

Le panel de sélection revient toujours sa position initiale.

Affichage

Le détail de l’atelier apparait au passage de la souris sur le titre dans la liste des ateliers.

Interaction

Les « données du candidat » ne sont pas synchronisées avec la base de données « Jeunes » de Planiweb. Elle sont enregistrées dans une autre base qui peut être exportée vers un autre système d’information. En conséquence, les saisies ou modifications faites sur les fiches Ateliers n’impactent pas le fichier Jeunes de Planiweb.

L’affichette qui apparait au milieu de l’écran en mode inscription peut être imprimée (par 4 sur une feuille A4) pour être remise au candidat. Un lien hypertexte est également disponible pour afficher les Ateliers sur un site web institutionnel.

Malgré tout le soin apporté à cette évolution, des défauts mineurs peuvent subsister qui seront corrigés sur simple demande par email précisant l’action entreprise, le résultat obtenu et le résultat attendu.