La mise en place du module « Note de frais » implique la connaissance des règles afférentes au remboursement kilométrique en Mission Locale ainsi que les pré-requis nécessaires à son bon fonctionnement.

1- Résumé des règles

La note de frais a pour but d’indemniser le salarié des dépenses personnelles engagées dans un contexte professionnel. L’usage d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels donne lieu au remboursement des frais sur la base d’une indemnité kilométrique. Le trajet domicile-travail n’est pas remboursé au salarié au titre des déplacements professionnels. Le kilométrage à rembourser se calcule au départ du lieu de travail avec retour au lieu de travail. C’est le cas le plus simple et le plus fréquent.
Le salarié est parfois amené à faire un circuit et, parfois, celui ci démarre ou se termine au domicile. Le trajet domicile-travail sera donc déduit de l’indemnité kilométrique à rembourser.

Une fois le kilométrage journalier déterminé, on le multiple par le chiffre du barême correspondant à la puissance fiscale du véhicule. Le montant total à rembourser est la somme de tous les jours du mois.

2- Eléments à fournir pour l’installation du module

1-Barême kilométrique en vigueur
2-Adresse domicile et distance domicile-travail agréée
3-Puissance fiscale
4-Adresses des sites Antennes Mission Locale
5-Fichier d’adresse des partenaires visités
6-Liste des moyens de transport en indiquant si éligible au remboursement (ex : voiture perso=oui, voiture de société =non, vélo = non, marche à pied=non, etc…)

3- Fonctionnement
Le module fonctionne avec l’Api Google Map pour le calcul des distances. Les travaux et embouteillages sont pris en compte dans les calculs. Ainsi, pour un même trajet, la distance indiquée ne sera pas toujours forcément la même. Pour cette raison, la distance domicile-travail est déterminée une fois pour toutes. Le client et ses salariés acceptent d’avance cette règle.
La géolocalisation obéit à un format strict des données. Les adresses doivent être rédigée en mode géographique et non administratif.
Exemple :
12 rue des Tulipes, 62000 Arras —-> OK
Boite postale 45, 62017 Arras cedex 12 —> Non

A ce jour, l’Api Google Map est toujours gratuite et Apiweb ne facture aucun frais de fonctionnement.
Si ces conditions venaient à changer, le client en serait informé et serait libre de poursuivre ou pas l’utilisation d’un service devenu payant. Ce changement ne pourra pas être reproché à Apiweb.

4- Dysfonctionnement
Malgré le soin apporté, un dysfonctionnement est toujours possible. Il ne sera examiné que si le client fournit :
– Une copie d’écran ou une impression de la note de frais concernée en indiquant clairement l’objet du problème.
– Il s’avère que dans 90% des cas le souci découle du non respect des pré-requis.
– Les erreurs restantes relèvent souvent du mauvais réglage du cache du navigateur qui n’affiche pas la dernière version du calcul.

Merci de votre attention.

Mise à jour : 16/01/2023